Rechazo automático de facturas incorrectas

¿Es posible detectar correctamente y realizar un rechazo automático de facturas incorrectas sin la intervención de un usuario? La respuesta es sí.

A continuación te explicamos como lo hemos conseguido gracias a GLUPO.

Introducción

En el día a día de un departamento de administración es muy común encontrarse alguna factura cuyos datos no son del todo correctos: dirección fiscal de la cliente desactualizada, inexactitudes en los importes o cantidades de las diferentes líneas de la factura, etc.

Es por ello, que, con el objetivo de no introducir datos erróneos en la contabilidad de la empresa, es vital que todas las facturas sean revisadas y rechazadas en el caso de que se detecte el más mínimo error.

En estos casos, la mejor práctica es que el proveedor envíe de nuevo dicha factura con los datos corregidos.

• • Exactitud en los registros financieros: Al rechazar una factura incorrecta, se asegura que los registros financieros sean precisos y reflejen con precisión las transacciones reales.
• • Evitar pagos indebidos: Rechazar una factura incorrecta evita que se realicen pagos indebidos, lo que podría afectar negativamente la liquidez de la empresa y sus finanzas.
• • Mantener la integridad de los procesos de facturación: Al rechazar facturas incorrectas, se envía un mensaje claro a los proveedores de que se espera precisión en los documentos financieros, lo que puede ayudar a mejorar la calidad y precisión de las futuras facturas.
• • Fomentar relaciones transparentes con proveedores: Al comunicar de manera clara y transparente los errores en las facturas, se establece una relación de confianza con los proveedores, lo que puede beneficiar a ambas partes a largo plazo.
• • Cumplimiento normativo: En algunos casos, rechazar una factura incorrecta puede ser necesario para cumplir con regulaciones financieras o normativas específicas.

Riesgos del rechazo manual de facturas incorrectas

Cuantos más pasos deban darse de cara a rechazar dicha factura, mayor será la probabilidad de que se cometa un fallo humano o de que la tarea se retrase en busca de un momento más liberado de trabajo que puede no llegar nunca y caer dicha rectificación en el olvido. Esto podría evitarse con una simple configuración del rechazo automático de facturas incorrectas.

Propuesta de rechazo automático de facturas incorrectas de GLUPO

GLUPO propone una solución de rechazo automático de facturas incorrectas integrada directamente en la propia herramienta de forma que el usuario no tiene necesidad de salir de la aplicación y puede gestionar el proceso de forma óptima enviando un correo a la dirección de correo deseada.

GLUPO ofrece a sus clientes la opción de rechazar una factura simplemente rellenando una serie de campos desde la herramienta:

• • Razón: Campo libre o elección entre una serie de opciones contempladas por la empresa.
• • Comentario del usuario para una mayor aclaración del rechazo.

• • Envío de correo:

    • Para: Por defecto la herramienta propondrá el correo desde el cual se recibió la factura, pero el usuario puede modificarlo a su criterio. Posibilidad de añadir en copia y en copia oculta.

    • Plantilla: GLUPO pone a disposición de sus clientes la posibilidad de generar diferentes plantillas de rechazo de forma que una serie de datos se obtengan de forma automática (número de factura, nombre de proveedor, etc.) y eviten al usuario tener que redactar el cuerpo del correo de forma manual.

    • • La factura en cuestión será adjuntada al correo con un simple clic.

Automatiza el rechazo de facturas desde GLUPO

En GLUPO también ofrecemos a nuestros usuarios la opción de combinar dos características de la herramienta para mejorar la eficiencia en los procesos de administración y ahorrar tiempo a sus empleados: el rechazo de facturas incorrectas y la automatización de procesos.

Un ejemplo de esta sinergia podría ser el siguiente:

Una empresa ha cambiado recientemente su domicilio social y no desea que sus proveedores sigan enviando las facturas con el domicilio antiguo, pero no quieren perder el tiempo de ir contestando manualmente a cada proveedor, para ello configuran el siguiente automatismo.

Siempre que GLUPO detecte de forma automática que una factura contiene el texto de la antigua dirección fiscal debe rechazar dicha factura y contestar al email emisor con una plantilla confeccionada a gusto de la empresa, por ejemplo:

“La dirección fiscal está desactualizada y no podemos aceptar este documento, por favor modifíquela y vuelva a enviarla a facturas@ejemplo.com 

La dirección fiscal válida que debe contener cualquier factura es la siguiente:  ….”

Merece la pena destacar la diferencia de tiempo invertido entre el rechazo automático de facturas incorrectas mediante la configuración de un automatismo una sola vez y que él se encargue de gestionar todas estas situaciones frente a la pérdida de tiempo que sería para un departamento de administración tener que contestar a cada factura con la dirección fiscal errónea de forma manual.