Tresa: automatización de procesos de facturas compra

El desafío de Ascensores Tresa Acensores Tresa, con un volumen significativo de operaciones y una amplia red de proveedores, debía procesar un gran número de facturas de manera manual. Este proceso manual no solo consumía una cantidad considerable de tiempo y recursos humanos, sino que también era propenso a errores, duplicidades y retrasos en los pagos. La falta de automatización dificultaba la trazabilidad y el seguimiento de las facturas, lo que ocasionaba demoras en la conciliación contable y afectaba la eficiencia operativa de la empresa. Además, la dependencia de procesos manuales aumentaba el riesgo de pérdida de documentos y de información crucial, comprometiendo la capacidad de Ascensores Tresa para mantener una relación fluida y confiable con sus proveedores. Con el objetivo de “atacar” de forma precisa los mayores desafíos del cliente en cuanto a la recepción, asignación y contabilización de las facturas entrantes se realizó un análisis detallado del proceso en conjunto con los departamentos de informática y de contabilidad. De esta manera, no sólo se identificaron aquellas problemáticas que ya estaban en la hoja de ruta, sino que se revelaron algunas otras necesidades e ineficiencias susceptibles de ser solventadas con algunas adaptaciones de GLUPO. Algunas de estas casuísticas fueron:

• Albaranes diferentes recibidos en un solo archivo .PDF.
• Estados de factura adaptables a la realidad de cada negocio.
• Comunicaciones automatizadas con los proveedores.
• Rechazo automático de facturas incorrectas.
• Asignación automática de las facturas a su responsable en base a una serie de parámetros.
• Detección y gestión personalizada de facturas duplicadas.
• Procesos automáticos para cada proveedor en base a parámetros establecidos en el ERP.

La solución de GLUPO La implementación de Glupo en Ascensores Tresa transformó la gestión de facturas de proveedores. Glupo, diseñado para la automatización y optimización de procesos administrativos, recepciona todas las facturas de proveedores de manera centralizada. Utilizando tecnología avanzada de reconocimiento e interpretación de datos, Glupo extrae la información relevante de cada factura, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente. Una vez interpretadas, las facturas son automáticamente integradas con el sistema ERP de Ascensores Tresa, garantizando que toda la información se procese de forma precisa y eficiente. Esta integración directa con el ERP facilita la conciliación contable y asegura que los registros financieros estén siempre actualizados y sean coherentes. Con el objetivo de ilustrar este último punto, sería positivo detallar mediante un ejemplo práctico el nuevo proceso de gestión de una factura una vez implementada la herramienta GLUPO.

• La factura y sus albaranes correspondientes son partidos y analizados por la herramienta resultando en una correcta identificación de cada una de sus líneas, así como en una adecuada relación de cada una de las líneas entre facturas y albaranes.
• A continuación, GLUPO detecta si el proveedor identificado cumple una serie de requisitos (texto en factura, proveedor, tipo de proveedor, grupo de proveedor, importe, etc.) y lo asigna al automatismo que previamente el cliente haya definido para este tipo de facturas.
• Esta factura será asignada a su primer responsable de aprobación, el cual podrá aprobar la factura desde cualquier dispositivo, asignarla a algún otro compañero o rechazarla, comunicándolo al proveedor.
• Una vez haya sido aprobada por el último responsable, esta factura llegará al departamento de administración, el cual podrá aprobar su contabilidad con la tranquilidad de saber que todos sus responsables han dado el visto bueno a dicha compra.

Descubre las características de Glupo Los resultados Tras el análisis de las necesidades concretas del cliente, desde GLUPO realizamos una serie de desarrollos adaptados a dar respuesta a una serie de problemáticas concretas, entre ellas, las mencionadas anteriormente. Algunos ejemplos, muchos de ellos aplicables a cualquier otra empresa independientemente de su sector, serían:

• Partición automática de los albaranes, de forma que cada archivo se corresponda a un albarán. Igualmente, GLUPO, brinda la oportunidad al usuario de realizar particiones de forma manual permitiendo un máximo control sobre el proceso de entrada de documentos.
• Cómo cada empresa tiene sus propios procesos de negocio, desde GLUPO brindamos la posibilidad a TRESA de definir sus propios estados de factura. Un ejemplo de ello serían aquellas facturas que están pendientes de recibir documentación adicional. Además, estos estados se pueden usar en los flujos de aprobación automática de GLUPO.
• Igualmente, pueden existir casos en los que las facturas enviadas por los proveedores sean incorrectas. Para resolver este problema, desde GLUPO desarrollamos un automatismo específico que permite rechazar automáticamente, con envío de correo al proveedor, aquellas facturas cuya dirección fiscal no sea la actual.
• Además, gracias a la adaptabilidad de GLUPO, la herramienta se amoldó al flujo actual de gestión de facturas de la empresa, resultando en un uso de lo más intuitivo y natural para los usuarios encargados de aprobar las facturas y en una gran satisfacción por parte del departamento de contabilidad al ganar una total trazabilidad de la aprobación de las facturas, así como una mejora sustancial en los tiempos de aprobación y contabilización.

Además, gracias a GLUPO, Ascensores Tresa ha logrado otra serie de beneficios globales tales como:

• Reducir el tiempo de procesamiento: La automatización del ingreso de datos ha reducido significativamente el tiempo necesario para procesar cada factura.
• Minimizar errores y duplicidades: Al eliminar la entrada manual de datos, se han minimizado los errores y duplicidades, mejorando la precisión de los registros.
• Mejorar la trazabilidad y seguimiento: La centralización de la información permite un seguimiento más efectivo de las facturas y una trazabilidad clara, facilitando auditorías y revisiones.
• Optimizar los recursos humanos: Los empleados, liberados de tareas repetitivas y manuales, pueden enfocarse en actividades de mayor valor añadido.
• Asegurar la relación con proveedores: La mejora en la eficiencia del procesamiento de facturas ha permitido pagos más puntuales y una relación más sólida y confiable con los proveedores.

  Sobre Tresa Ascensores Tresa es una empresa asturiana especializada en la fabricación, instalación y mantenimiento de ascensores. Fundada en 1984 y con sede en Gijón, se ha consolidado como una de las principales compañías en su sector en España. La empresa se destaca por ofrecer soluciones personalizadas y de alta calidad para diferentes tipos de edificios, incluyendo residenciales, comerciales e industriales. Su gama de productos incluye ascensores hidráulicos, eléctricos y plataformas elevadoras. Además, Ascensores Tresa también se dedica a la modernización de ascensores existentes, mejorando su eficiencia y seguridad. La compañía pone un fuerte énfasis en la innovación tecnológica y la sostenibilidad, incorporando sistemas avanzados de control y ahorro energético en sus productos. Su compromiso con el servicio al cliente y la calidad ha permitido a Ascensores Tresa expandirse no solo a nivel nacional, sino también internacionalmente, exportando a varios países.