Información práctica sobre la ley de facturación electrónica

Tabla de contenidos

• Contexto
• ¿Qué es una factura electrónica? 
• ¿Para quién será obligatoria la ley de facturación electrónica?
• ¿Hasta cuándo tengo para implementar un sistema que cumpla con la nueva ley de facturación electrónica en mi empresa? 
• ¿Qué tengo que hacer para cumplir con la nueva ley de facturación electrónica?
• Automatizar para optimizar
• Beneficios de automatizar

Contexto

El día 28 de septiembre de 2022 fue aprobada la Ley 18/2022 sobre la nueva ley de facturación electrónica que, entre otros objetivos, busca mitigar la morosidad entre los diferentes agentes comerciales en España. Para ello, esta ley obligará a la emisión, envío y recepción de facturas en un determinado formato electrónico estipulado por normativa.

¿Qué es una factura electrónica? 

Una factura electrónica es un documento en formato digital que posee los mismos efectos y obligaciones legales y fiscales que su homónimo en papel

¿Para quién será obligatoria la ley de facturación electrónica?

Debido a la Ley Crea y Crece (en vigor desde el 19 de octubre de 2022), y tal y como recoge en su artículo 12 “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y otros autónomos”.
Dicho de otra forma, cualquier empresa, independientemente de su naturaleza social deberá adoptar la facturación electrónica. 

¿Hasta cuándo tengo para implementar un sistema que cumpla con la nueva ley de facturación electrónica en mi empresa? 

El “temporizador” empezará a contar en el momento en el que se apruebe el reglamento específico para la factura electrónica que salió a consulta el 07/03/2023, y del que, hasta la fecha, no ha habido noticias.
A partir de ese momento, y dependiendo del tipo de empresa, los tiempos serán los siguientes:

• Empresas que facturen más de 8 millones: dispondrán de 1 año desde la aprobación para implementar la facturación electrónica.
• Empresas que facturen menos de 8 millones: dispondrán de 2 años desde la aprobación para implementar la facturación electrónica.
• Autónomos: dispondrán de 3 años desde la aprobación para implementar la facturación electrónica.

¿Qué tengo que hacer para cumplir con la nueva ley de facturación electrónica?

• Todas las facturas deberán tener un formato estructurado aprobado, además de un código identificativo, un código QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”. Para cumplir estos requisitos, se deberá usar un software de facturación certificado o el propio de la AEAT.
• Ofrecer a tus clientes la posibilidad obtener una copia gratuita de las mismas durante un plazo de cuatro años desde la fecha de emisión.
• Informar a tus proveedores y a la AEAT de, al menos, los siguientes estados de las facturas salientes: aceptación o rechazo de la factura y pago completo de la misma.

Automatizar para optimizar

Desde GLUPO LABS creemos firmemente que esta nueva legislación debe ser el impulso necesario en las empresas para adoptar una actitud de transformación digital en sus procesos administrativos mediante herramientas como GLUPO que cuenta con las siguientes características:

• Integración con gestor documental en la nube.
• Tecnología OCR siempre que sea necesario.
• Relación automática de líneas de factura, albarán y pedido.
• Automatismos personalizados para la validación y asignación de facturas entrantes.
• Gestión estructurada de las facturas entrantes.
• Integración automática de los datos de cada factura y albarán.
• Comunicación de estados de factura obligatorios.
• Portal de proveedores.

Beneficios de automatizar

• Eliminación de tareas repetitivas y reducción de posibles errores
• Inversión de tiempo en tareas de mayor valor empresarial.
• Flujos de trabajo administrativo estandarizado
• Total trazabilidad de cada documento al instante.
• Mayor rapidez en respuesta a proveedores
• Solución integral: captura registro, validación y contabilización.